Allgemein Gedanken

ALS PKA IM HOMEOFFICE – BACKOFFICE MAL ANDERS

Als PKA im Homeoffice arbeiten? Das war bisher für die Meisten nicht einmal ein Gedanke.
Doch seit Beginn der Pandemie und der entsprechenden Corona-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) ist Homeoffice für Apothekenmitarbeiter ein Thema.
Und auch für PKA ist das Homeoffice eine Möglichkeit zur “neuen” Arbeitsplatzgestaltung geworden.

Welche Möglichkeiten PKA fürs Homeoffice haben und welche Prozesse Sie ins Homeoffice verlegen könnten, das schauen wir uns heute mal genauer an.

VORBEREITUNGEN AUF DAS HOMEOFFICE

Die Corona-ArbSchV §2 Abs. 4 gibt Arbeitgebern die Empfehlung Ihren Mitarbeitern Homeoffice anzubieten, wenn es die Möglichkeit dazu gibt und keine betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Dies dient der Kontaktreduktion und folglich vor Allem dem Schutz der Mitarbeiter während der Pandemie. Allerdings besteht hier noch kein rechtlicher Anspruch auf einen Homeoffice-Platz. Dieser muss erst geprüft und letztendlich vom Arbeitgeber entschieden werden.
Besonders für PKA ist eine Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten durchaus individuell zu entscheiden, denn die Aufgabenbereiche sind vielfältig und können oft auch nicht im Homeoffice erledigt werden.
Hier gilt es also vorab zu schauen, welche Prozesse und Arbeiten für das Homeoffice geeignet sind.
Nach Absprache mit der Geschäftsleitung kann dann ein Heimarbeitsplatz im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Hat man sich geeinigt, sollte geprüft werden, ob zusätzliche Arbeitsgeräte notwendig werden. Ein Laptop oder PC, ein Zugang zum Apothekensystem oder andere technische Utensilien.
Für PKA ist ein Zugang zum Apothekensystem sicher von großer Bedeutung, denn hier können im Homeoffice bereits viele administrative Aufgaben erledigt werden.

VERTRAUEN – TRANSPARENZ – SELBSTDISZIPLIN

Hat man ein Angebot für einen Homeoffice-Platz erhalten ist das durchaus ein großer Vertrauensbeweis seitens der Geschäftsleitung. Denn gerade im Homeoffice ist eine Kontrolle der erbrachten Leistung aber auch der Arbeitszeit für Arbeitgeber deutlich erschwert. Entsprechend kann man sich mit Transparenz und Disziplin revanchieren. Dies kann zum Beispiel durch ein entsprechend angelegtes Dokument mit Arbeitszeiten, Ruhepausen und Infos zu bearbeiteten Prozessen passieren.
Oft fehlt aber die räumliche Trennung von privatem und Arbeitsbereich. Privates sollte aber klar vom Arbeitsbereich getrennt sein. Hier gilt es einmal umso mehr eine gewisse Selbstdisziplin mit zu bringen um die vorgegebenen Arbeitsziele zu erreichen.
Wichtig ist, sich mit der Apothekenleitung gut ab zu sprechen und zum Beispiel auch fest zu legen, wie Arbeitszeiten notiert oder welche Aufgaben an diesen Tagen bearbeitet werden. Dies schafft Transparenz und Vertrauen auf beiden Seiten.
Auch auf sich selbst zu achten ist im Homeoffice wichtig. Denn eine gesunde Haltung am heimischen Arbeitsplatz und die Einhaltung der Ruhepausen sind auch hier einzuhalten. Schnell noch was erledigen, obwohl man bereits im Feierabend ist, sollte auf jeden Fall vermieden werden. Denn die Erholungszeit ist wichtig und auch der Arbeitgeber muss darauf vertrauen, dass diese Zeiten eingehalten werden.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt natürlich auch im Homeoffice und gibt z.B. entsprechende Ruhepausen vor.

PKA IM HYBRID-MODUS

Aufgrund der klassischen Arbeitsbereiche der PKA ist eine Umstellung auf ein komplettes Homeoffice sicher nur in den seltensten Fällen möglich. Die Präsenzzeit vor Ort ist für PKA bedeutend und schon allein der Wareneingang lässt ein Homeoffice nicht zu. Dennoch gibt es für PKA durchaus Möglichkeiten einen hybriden Arbeitsplatz zu gestalten. So lässt sich die Präsenzzeit vor Ort sowie die Bearbeitung von Aufgaben im Homeoffice gut verbinden.
Dies gibt die Möglichkeit den Überblick in der Apotheke zu behalten aber auch bestimmte administrative Arbeiten intensiv und effizient von zuhause zu erledigen. Dies gäbe PKA die Chance fokussiert und ohne Ablenkungen, Telefon und Ähnlichem ihren dringenden To Do nachzugehen.

DATENSCHUTZ UND SICHERER ARBEITSPLATZ

Durch die Pandemie und die neue Homeoffice-Situation sind sicher einige Homeoffice-Stunden am Küchentisch, auf der Couch oder anderswo entstanden. Nicht jedem stehen Arbeitsräume, Heim-Büros oder ergonomische Stühle zur Verfügung. Hier kann jeder aber selbst mit etwas Disziplin und guter Vorbereitung vorsorglich tätig werden. Während der Arbeit kann die eigene Körperhaltung korrigiert werden. Der Arbeitsplatz sollte von der Couch an den Tisch verlegt sein. Die Ruhepause kann durch einen Wecker geplant werden und zwischendurch helfen kleine körperliche Übungen und Stretching, den Fokus nicht zu verlieren und beweglich zu bleiben.
Aber auch der Datenschutz macht an der Wohnungstür nicht halt!
Informiert Euch hier ggf. zusammen mit dem Arbeitgeber, welche Vorraussetzungen für ein sicheres Homeoffice vorhanden sein müssen. Zum Beispiel ein Arbeits-Laptop statt dem eigenen privaten Laptop zum Einloggen ins Apothekennetzwerk. Aber auch sensible Daten sollten vor den Augen Dritter oder Familienangehöriger geschützt werden. Hier kann ein Gespräch mit dem betriebsinternen Datenschutzbeauftragten hilfreich sein. Gegebenenfalls sollten hier vorab alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen und besprochen werden.

ERREICHBAR BLEIBEN

Dass PKA aus der Apotheke nicht weg zu denken sind, steht ausser Frage. Doch was, wenn PKA dann für einen Tag nicht vor Ort sind?
Organisiert Euch Möglichkeiten, um für Euer Team erreichbar zu bleiben. Sei es ein Arbeitshandy, Mail oder ein digitales Chat-Tool. Ihr solltet natürlich für wichtige Fragen erreichbar bleiben. Hier gibt es bereits viele Möglichkeiten sich zu verbinden und in Kontakt zu bleiben. Auch eine Besprechung per Web-Meeting ist hier sicher eine gute Option.


BACKOFFICE-PROZESSE FÜRS HOMEOFFICE

Aber die große Frage ist ja nun: Welche Aufgaben kann ich als PKA im Homeoffice überhaupt übernehmen?
Je nach Aufgabengebiet und Zuständig von PKA können Homeoffice-Plätze sinvoll sein. Aber manchmal ist es auch keine Option, wenn z.B. vorrangig Wareneingang, Retourenmanagement oder andere Arbeiten erledigt werden, die vor Allem vor Ort passieren müssen.
Aber einige Prozesse könnten durchaus für einen Homeoffice-Tag geplant werden:

  • Direkteinkauf und Bestellungen via Mail oder Webshops
  • Fakturierung / Rechnungsprüfungen
  • Warenbezugs-, und Tagesrechnungskontrolle
  • Außendienstgespräche via Webmeeting
  • Social Media-Planung, Postings, Aufnahmen
  • Vorbereitung und Betreuung von Azubis (Berichtshefter kontrollieren, Aufgaben vorbereiten etc)
  • Category Management planen
  • Aktionen planen oder auswerten
  • PKA-Meetings vorbereiten oder auch via Webmeeting durchführen
  • verschiedenste Parameter-Pflegen:
    – Mindestbestände anpassen
    – Bestellverbote prüfen
    – Bestellparameter einpflegen
  • Artikelanfragen prüfen und bearbeiten
  • Ladenhüter analysieren und Weiterverarbeitung vorbereiten
  • Verfallartikel finden und zur Verarbeitung vor Ort vorbereiten
  • Monatsangebote erstellen und im System hinterlegen
  • Events & Aktionen planen und vorbereiten
  • Bildmaterialien für die digitale Sichtwahl erstellen
  • Preisänderungsdienste bearbeiten
  • Lagerwertverluste bearbeiten
  • Bestellungen für Bürobedarf auslösen und Arbeitsmaterial oder Arbeitskleidung beschaffen
  • Außendienstgespräche & Meetings per Videocall
  • Angebote für neue Waren und Sortimente einholen
  • Webinare & Schulungen organisieren oder selbst teilnehmen
  • Arbeitsanweisungen schreiben (SOPs oder QMS)

KEIN BACKOFFICE OHNE PKA

Schon aufgrund der klassischen Arbeitsbereiche von PKA ist es natürlich essenziell auch vor Ort die Stellung zu halten und zu wissen, was im Warenlager und Backoffice los ist.
Aber es gibt natürlich je nach Aufgabengebiet und Team-Zusammensetzung Möglichkeiten ein Homeoffice mit Prozessen zu füllen.
Dies sollte natürlich gut geplant, besprochen und vorbereitet sein. Und vor Allem sinnvoll für beide Seiten.

Arbeitest du bereits im Homeoffice? Welche Aufgaben erledigst du vorrangig Daheim und was geht nur vor Ort?

Ich wünsche dir ein erfolgreiches Homeoffice!
Anja

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