Dass ein gut organisiertes Backoffice für die Vor-Ort-Apotheke von hohem Wert ist, ist keine Neuigkeit. Dass es in Pandemie-Zeiten absolut unerlässlich ist, wird zur Zeit schnell klar!
Sars-CoV-2 ist mittlerweile in Deutschland angekommen und die Auswirkungen sind landesweit zu spüren. Mit Angst, Verunsicherung und langen Einkaufszetteln kommen die Kunden auch in die Apotheken geströmt. Lieferengpässe, die bereits lange Listen füllten werden immer länger und die „ordnungsgemäße Versorgung der Bevölkerung mit Arzneimitteln“ wird zu einer komplett neuen Herausfoderung.
VERSORGUNGSFÄHIG BLEIBEN
In den letzten Tagen macht sich eine Sache bei uns im Backoffice am Stärksten bemerkbar: Lieferengpässe und Nicht-Lieferbarkeiten.
Um bestmöglich versorgungsfähig zu bleiben sind alle PKA täglich bemüht Artikel sinnvoll zu bevorraten, Lieferbarkeiten ab zu fragen oder alternative Arzneimittel zu ordern. Auch Telefonanrufe zu Arztpraxen oder Absprachen mit den Kunden werden übers Backofficeorganisiert. Alles mit dem Ziel, jeden Kunden so lang wie möglich noch optimal versorgen zu können.
MAXIMALE UNTERSTÜTZUNG
Wenn wir den derzeitigen Arbeitsaufwand sehen, der mit dieser neuen und unsicheren Krise mit sich kommt, dürfte jede Apotheke merken, dass das HV-Personal maximale Unterstützung gebrauchen kann.
In unserem Backoffice rotieren 5 PKA (meine 4 großartigen Kolleginnen und ich) täglich für Apotheke und für pharmazeutisches Personal um alle wichtigen Abläufe zu unterstützen und sicher zu stellen.
Gerade in Zeiten, wie dieser Pandemie, hat das pharmazeutische Personal einmal mehr seinen elementaren Aufgaben nach zu gehen und eben NICHT im Backoffice Wareneingänge zu buchen, die derzeit sowieso endlos erscheinen.
Wer jetzt PTA im Backoffice absetzt, wird dies wahrscheinlich schnell bereuen.
WIE UNTERSTÜTZT DIE PKA?
Wir PKA können in diesen Zeiten wichtige Aufgaben übernehmen um den Versorgungsauftrag unserer Apotheken sicher zu stellen:
• schnelles / regelmässiges Wiederbefüllen von Sicht- & Freiwahl,
damit das HV-Personal jederzeit Ware greifbar hat und Kundenströme schnell bearbeitet werden können
• Übernahme von Telefonaten zu Ärzten und Praxen,
damit das HV-Personal weiter bedienen kann
• Abfragen und Bestellen von lieferschwierigen Artikeln oder deren Alternativen
um die Versorgung mit allen Wirkstoffen bestmöglich sicher zu stellen
• Eventuell könnt Ihr dem HV-Personal Laufwege verkürzen,
indem ihr Waren, die am Tag ständig verkauft werden z.B. doppelplatziert. Desinfektion und Vitamin C oder auch Einmalhandschuhe sollten schnell für alle erreichbar sein. Möglichst so, dass die Kollegen nicht erst durch die Offizin laufen müssen.
• Teams schnell über Neuheiten informieren!
(z.B. Touren-Veränderungen vom Großhandel oder Liefertermin der fehlenden Thermometer) Täglich flattern neue Informationen, Vorgaben etc. in die Email-Konten und der Informationsfluss ist enorm. Findet auch neue Wege um Eure Teams bestmöglich über Neuigkeiten zu informieren. Ob als „Info-Quickie“ auf dem Flur oder eine Info-Liste in der Toilette…Hauptsache die wichtigen Infos kommen schnell und effizient ins Team.
• Verständnis & gegenseitige Motivation
Super wichtig ist natürlich, in solchen Ausnahmezeiten besonderes Verständnis für die Kollegen zu zeigen und auch mal über kleine Missverständnisse hinweg zu sehen. Gebt euch täglich immer wieder neue Motivation und unterstützt Euch im Team maximal! Pandemiezeit ist Teamzeit! Gemeinsam könnt Ihr diese Situation am Bestenmeistern!
Die HV-Teams brauchen Euch!
Es lohnt sich auch immer, die Kollegen einmal zu fragen, was Sie für Ihre Arbeit benötigen oder ob sie noch Vorschläge haben, die Ihr dann umsetzten könntet. Nur im gegenseitigen Austausch ist es für alle möglich, sich gut zu verstehen und auf mögliche Hindernisse eingehen zu können.
Wie sorgst du derzeit für reibungslose Abläufe? Hast du noch Tips für die Kollegen und Kolleginnen?
Ich wünsche Euch allen viel Power und Gesundheit für die kommende Zeit und sage
DANKE!!!! ES IST GUT, DASS ES EUCH GIBT <3
