Alltägliches Zeitmanagement

GESPRÄCHSTERMINE VORBEREITEN

Termine hier, Termine da…Das Wort allein setzt schon so manchen direkt unter Druck. Aber ein gut vorbereitetes und geplantes Gespräch bringt dir die optimale Ergebnisse und kann sogar richtig Spaß machen!

WARUM EIGENTLICH TERMINE MACHEN?

Termine sind von dir zeitlich festgelegte Abläufe, die dir viele Vorteile bringen können. Nicht nur mit Firmenvertretern sollte eine Terminabsprache Gang und Gebe werden.
Auch intern können Termine von großem Nutzen sein. Absprachen mit Kollegen werden zeitlich festgelegt und der Außendienst kommt zum optimalen Zeitpunkt zum Gespräch.

Termine helfen dir:

• deinen Tagesablauf/-plan zu strukturieren
• dich vorab gut vor zu bereiten
• laufende Prozesse nicht unterbrechen zu müssen
• das Gespräch mit dem Gegenüber zu garantieren

DEINE ZEIT IST GOLD WERT

Zwischen Großhandelslieferungen und Bestellzeiten, Inventurlisten und Lagerbereinigungen bleibt nicht viel Zeit. Jede Minute ist wertvoll für dich als PKA. Jeder unangemeldete Termin reißt dich aus laufenden Prozessen und unterbricht deine Gedankengänge. Doch deine Zeit ist Gold wert! 
Stell dir vor: du bearbeitest gerade eine Lagerbereinigung und versucht finanzielle Mittel für dein Unternehmen frei zu machen und dein Lager zu optimieren. Ein unangemeldeter Termin kommt dazwischen.
Nun beschäftigst du dich 20 Minuten mit einem Termin, der am Ende ggf. keinen Wert für deine Apotheke hat. In dieser Zeit hättest du allerdings bereits 800€ Lagerwert liquidieren und frei machen können. Ein teurer Besuch. 

Deine Zeit ist wertvoll und genauso solltest du damit auch umgehen.
Nirgends kommen wir ohne Termine weiter! Sei es der Arzt, der Personal Trainer oder ein Geschäftsvorstand. Einen Termin zu verabreden gehört dazu und macht klar, wie wertvoll die Zeit des Anderen ist! 

DEN TERMIN RICHTIG PLANEN

Ein Termin ist schnell im Kalender eingetragen.
Aber es gibt ein paar Eckdaten, die du vorher betrachten solltest:

  • Wer ist dein Gegenüber?
  • Wieviel Zeit möchtest du investieren? Wie lange dauert dein Termin?
  • Wann macht sich ein Zeitraum auf, in dem du keine Bestellungen, Warenlieferungen etc. zu bearbeiten hast?
  • Kommt der Termin allein oder mit Anhang?
  • Wo soll der Termin stattfinden? Benötigst du ein Büro oder geht es schnell und Ihr sprecht am Schreibtisch?
  • Welche Themen bereitest du vor? Gibt es Retouren oder Aktionen, die du besprechen willst?
  • Wer kann dich während dem Termin vertreten? Wer geht z.B. ans Telefon?

Eine gute Vorbereitung hilft dir sicher durchs Gespräch zu leiten und keine Punkte zu vergessen. Wichtige Zahlen und Daten können vorab ausgewertet und vorbereitet werden (z.B. zu Jahresgesprächen oder bei neuen Vereinbarungen).
Wer nicht vorbereitet ins Gespräch geht, wird niemals das Optimum heraus holen können.

GESPRÄCHSPROTOKOLL FÜHREN

Ein ganz wichtiges Tool für dich und dein Gespräch wird ein Gesprächsprotokoll sein! 
Auf diesem notierst du dir deine Gesprächsthemen, Ergebnisse und getroffene Absprachen! Hast du während dem Gespräch eine kostenfreie Retoure vereinbart? Dann notiere diesen Punkt auf deinem Protokoll.
Oder wird ein Werbekostenzuschuss gegeben für eine besondere Dekoration? Dann schreib auch dies auf und lass dir am Ende des Gespräch Euer Protokoll unterzeichnen. Du kannst zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zurück greifen und noch nicht realisierte Punkte nachhaken.
Eine Vorlage für dein Protokoll findest du in meiner Druckbar!

DIE SACHE MIT DER PÜNKTLICHKEIT


Meine Pünktlichkeit drückt aus, dass mir deine Zeit so wertvoll ist, wie meine eigene.

Helga Schäferling

Pünktliches Erscheinen zum Termin ist ein absolutes Muss. Kommt der Gesprächspartner eine halbe Stunde später -ohne vorherige Ankündigung! – solltest du dir überlegen, ob das Gespräch noch stattfinden soll und ob es zeitlich in deinen Tagesablauf passt. Du hast für deinen Termin 30 Minuten eingeplant und dein Partner kommt schon eine halbe Stunde zu spät? Dann verlierst du in jedem Fall genauso viel Zeit für deinen Tagesablauf. Der Termin nimmt also bereits 1 Stunde Zeit in Anspruch! 
Ein pünktliches Erscheinen zum abgesprochenen Termin zeigt aber vor Allem Wertschätzung auf beiden Seiten!
Zeit ist nicht an zu halten…und nicht ersetzbar.
Umso wertvoller sollte ein Termin genommen werden. 

Leider ist es in der Praxis bisher noch nicht üblich, dass Termine gemacht oder eingehalten werden. Ein Zuspät-Kommen wird weggelächelt und es entsteht der Eindruck, wir PKA hätten doch genügend Zeit auch für spontane „Ich-war-grad-in-der-Nähe“-Besuche.
Aber wer seine Zeit optimal nutzen will und sich dieser wertvollen Ressource bewusst ist, wird aktiv mit Terminen arbeiten. 

Auch ich als PKA schätze die Zeit, die ein Gesprächspartner investiert und möchte nicht nur mir, sondern auch dem Gegenüber die Möglichkeit geben, diese Zeit optimal zu gestalten.

Also ran an die Planung!

Ich wünsch Euch viele erfolgreiche und gehaltvolle Gespräche!

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