Bevor ich starte, habe ich eine Frage an dich:
Was sind ganz konkret DEINE Aufgaben in der Apotheke?
Kannst du diese Frage beantworten? Oder auf einem Block notieren?
Oder fällt es dir eher schwer, konkrete Antworten zu finden?
Zu wissen, für welche Aufgaben ich in der Apotheke verantwortlich bin ist für mich in den letzten Jahren sehr wichtig geworden.
Nicht nur aus meiner eigenen Sicht, als PKA.
Sondern auch als Teamlead von 5 weiteren PKA, für die solch eine klare Struktur notwendig und wichtig ist.
Was ich in den letzten Jahren gelernt habe und warum ich glaube, dass klare Arbeitsstellen-Beschreibungen besonders wichtig für Eure Zufriedenheit sind, habe ich Euch einmal zusammengefasst.
KLARHEIT GEGEN ÜBERFORDERUNG
Ich bin eine von den PKA, die sich quasi für alles immer und sofort zuständig und verantwortlich fühlen. Das liegt womöglich im Blut einiger PKA. „Alles“ muss klappen. Ich mache irgendwie „Alles“ in der Apotheke. Und schaffe doch „Nichts“.
Fühle ich mich für mehr und mehr Aufgaben verantwortlich und habe ggf. kein passendes Zeitmanagement aufgebaut, fühle ich mich schnell überfordert.
Das Gefühl von „ich schaffe nichts“ ist allgegenwärtig. Obwohl ggf. Aufgaben auf meinem To Do stehen, die vielleicht gar nicht in meinen Aufgabenbereich gehören.
Oder ggf. auch gar nicht von mir erwartet werden!
Wenn es jedoch klar ist, für welche Bereiche oder Prozesse ich zuständig und verantwortlich bin.
Und mir klar ist, was genau von mir als Arbeitskraft erwartet wird, kann ich mich deutlich besser auf diese Aufgaben konzentrieren.
Ein Beispiel:
– ich habe keine klare Stellenbeschreibung und fühle mich für „alles“ zuständig. Ich versuche die Küche sauber zu halten, die Retouren zu schaffen und gleichzeitig Wareneingang und Telefon zu bedienen. Am Ende des Tages habe ich nicht geschafft, die Retouren zu bearbeiten und gehe unzufrieden nach Hause
Oder
– ich habe eine klare Stellenbeschreibung und bin für den Wareneingang und die Kundenaquise am Telefon zuständig. Diese beiden Aufgaben unterliegen meiner Arbeitsplatz-Beschreibung und von mir wird erwartet, dass diese beiden Prozesse optimal laufen. An einem Tag schaffe ich den Wareneingang und erhalte einige Telefonate, die alle gut bearbeitet werden können. Ich schaffe ZUSÄTZLICH noch die Retoure zu versenden, da ich noch Zeit übrig habe. Ich gehe zufrieden nach hause. Ich habe meine Verantwortlichkeiten geschafft und eine zusätzliche freiwillige Aufgabe übernommen, um zu helfen.
KLARE ERWARTUNGEN VON OBEN
Sprich dich gemeinsam mit deiner Teamleitung oder deiner Geschäftsleitung ab, wie genau deine Stelle beschrieben sein soll und welche Verantwortlichkeiten du konkret übernimmst.
Hier kannst du deine eigenen Wünsche mit den Erwartungen der Geschäftsleitung zusammenbringen und deinen Arbeitsplatz genau definieren!
KLARHEIT GEGEN KONFLIKTSITUATIONEN
In meiner Arbeit als Teamleitung hatte ich kürzlich ein sehr wichtiges Learning. Mir wurde in einem Gespräch mit meinen PKA plötzlich sehr bewusst, dass ich es versäumt habe, klare Arbeitsplatz-Definitionen in einer neuen Team-Findungsphase zu besprechen.
Mir war nicht bewusst, dass hier eine ganz wichtige Trennung verschiedener Arbeitsbereiche noch nicht klar genug kommuniziert wurde.
Hier kam es also zu einer Konfliktsituation aufgrund von Unsicherheiten bezüglich des Arbeitsbereiches.
Schnell habe ich die Gespräche gesucht und gemeinsam ganz klar und konkret die Arbeitsbereiche eingeteilt.
Bis sich alle Beteiligten sicher fühlten und sich in Ihren Rollen und Arbeitsaufgaben einordnen konnten.
Dies hat mir sehr gut vor Augen geführt, warum es so wichtig ist, als Arbeitnehmer genau zu wissen, was meine Aufgaben sind. In welchem Spielbereich ich mich aufhalte.
Gerade im Team ist so eine klare Aufteilung besonders wichtig, da es sonst zu einigen Überschneidungen kommt, die zu Konflikten führen können. Und diese wiederum kosten Kraft, Zeit und sicher auch Motivation.
KLARE ANSPRECHPARTNER
Wenn im PKA-Team klar definierte Rollen auch für das restliche Apothekenteam sichtbar gemacht werden, könnt Ihr nicht nur Zeit sparen (bei der Suche nach jemandem Verantwortlichen) sondern auch Aufgaben ableiten, statt auch noch diese auf Euren To-Do-Haufen zu stecken.
Reklamationen werden an die zuständigen Retourenmanager abgeleitet.
Fragen zu Sprechstundenbedarf an dafür verantwortliche PKA.
So entsteht nicht nur Klarheit für das gesamte Team sondern auch ein effizienter Prozessablauf.
Denn jeder hat seinen klar definierten Bereich und kann diesen optimal aufbauen und ausführen.
KLARE ZIELE UND MOTIVATION
Wenn ich genau weiß, welche Aufgaben ich im Unternehmen betreue, kann ich mich voll und ganz auf diese einlassen. Die Arbeitsabläufe optimieren und klare Ziele verfolgen.
Als Retourenmanager kann ich mich auf die optimale Retourenarbeit konzentrieren und ggf. Retouren minimieren oder das Maximum an Ausgleich wieder reinholen.
Als Ansprechpartner für den Sprechstundenbedarf habe ich die Möglichkeit mich auf die Arbeit mit den Praxen zu konzentrieren und für reibungslose Abläufe sorgen.
Durch eine genaue Fahrtrichtung und klare Ansagen, weiß ich als Arbeitnehmer, was von mir erwartet wird und was meine Ziele sind. Und Ziele sorgen immer für Motivation!
Tipps aus meinem Backoffice:
- Verantwortliche Bereiche sichtbar machen!
In meinem Backoffice gibt es eine Tabelle mit allen PKA und deren Verantwortlichkeitsbereiche. Diese ist frei zugänglich und alle Apothekenmitarbeiter können dort schauen, wer für die Verfall-Bearbeitung, Retouren, Neu-An-Lager-Artikel und andere Bereiche zuständig ist. - Gespräche mit dem Chef suchen.
Was genau wird von mir erwartet? Welche Arbeitsbereiche möchte die Geschäftsleitung von mir bearbeitet wissen? Wofür bin ich im Unternehmen zuständig?
Aber auch: was darf ich übernehmen? Gestalte deinen Arbeitsplatz mit! - Gespräche mit dem Team!
Legt ggf. mit Eurem Teamleiter oder gemeinsam im Team fest, wo Ihr Eure Bereiche seht und was Ihr übernehmen wollt. Legt genau fest, was dieser oder jener Prozess beinhaltet. Schreibt diese Einteilungen auf und baut diese kontinuierlich auf! Je klarer Ihr seid, wer wofür zuständig ist – umso reibungsloser können Eure Abläufe funktionieren. Und umso effizienter werdet Ihr als Team!
Seid Ihr Euch sicher, was genau Eure Stelle ausmacht?
Welche Aufgaben Ihr konkret übernehmen sollt?
Wie läuft so eine Arbeitsplatzbeschreibung bei Euch in der Apotheke?
Ich wünsche Euch viel Klarheit und reibungslose Prozesse,
Eure Anni
