GUT VORBEREITET DURCH FEIERTAGE UND NOTDIENST

Alle Jahre wieder…kommen sie: Notdienste, Feiertage, Wochenenden.
Eine besondere Herausforderung für jede PKA, denn zu diesen Zeiten sind schnelle Bestellungen über den Großhandel nur bedingt bis gar nicht möglich. Wie wir unsere Apotheke dennoch gut vorbereiten können, damit zu den besonderen Öffnungszeiten alles läuft und unsere Kollegen im Handverkauf gut beliefern können, habe ich Euch einmal zusammengetragen.

WAS IST DIE HERAUSFORDERUNG?

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für unsere Apotheke vor Ort ist die Lieferbarkeit! Kunden, die zu uns in die Apotheke kommen und sich die Zeit nehmen unsere Apotheke auf zu suchen, möchten natürlich auch direkt und sofort mit ihrem Wunschprodukt oder Ihrer Verordnung wieder nach Hause gehen. 

Stell dir vor: du hast einen kleinen Notfall, musst zum Arzt und benötigst dringend ein Medikament, dass dir bei deinen Schmerzen helfen wird. Aber es ist Sonntag und die Läden haben geschlossen…außer deine notdiensthabende Apotheke! Schnell also gehst du zum Nachtschalter und hoffst, dass du noch in den nächsten Minuten dein Arzneimittel einnehmen kannst. 
Und jetzt stell dir vor: es ist nicht an Lager…

Die Herausforderung für jede PKA heißt also: Lieferbar sein!
Vor Allem dann, wenn man keine andere Möglichkeit hat, als auf sein bestehendes Lagersortiment zurück zu greifen.

Das sind vor Allem die Notdienste, Feiertage an denen gesonderte Öffnungszeiten bestehen oder auch Wochenenden, an denen manche Apotheke dennoch geöffnet hat.

WARUM IST DAS SO PROBLEMATISCH?

Es gibt Tage und Situationen, an denen du keine Möglichkeit hast, noch schnell etwas über den pharmazeutischen Großhandel zu bestellen. Im Notdienst zum Beispiel, greifen Apotheker/innen nur auf das bestehende Lager zurück. An Feiertagen gibt es meist nur eine einzige Lieferung oder auch keine. Und zum Jahreswechsel schließen auch Direktlieferanten für eine Weile die Lager.

GUTE PLANUNG IST HALB GEWONNEN

„Ach, morgen ist Notdienst?!“
Wer immer wieder von Sonderöffnungszeiten, Notdiensten oder gar Feiertagen überrascht wird, sollte sich dringend einen Kalender zulegen. Hier können bereits alle Sonderzeiten eingetragen werden. Der erste Schritt zur Vorbereitung ist getan und du weißt immer früh genug auf was du die Apotheke vorbereiten musst.

TIPPS FÜR EINE GUTE VORBEREITUNG

Es gibt einige Möglichkeiten für dich als PKA, deine Kollegen und die Apotheke so gut es geht auf besondere Öffnungszeiten vor zu bereiten. Hier ein paar Ideen und Tipps aus meinem Backoffice in deins:

• GUT BEVORRATEN ZUM JAHRESWECHSEL
Bereite dich rechtzeitig auf die Lagerschliessungen vor. Bevorrate Kosmetik, Arzneimittel aus dem Direktbezug etc. rechtzeitig, damit du gut durch den Jahreswechsel kommst. Kalkuliere deine Bestellmengen z.B. bis Anfang Januar, bis die Lager wieder öffnen und du wieder normale Direktbestellungen ausführen kannst. Bedenke , dass Ihr zum Weihnachtsgeschäft viel zu tun habt und das Auspacken von Direktware nicht auch noch auf Eurer To Do stehen muss.
Bei uns wird der Direktbezug bis spätestens Mitte Dezember durchgearbeitet und bis Anfang Januar bevorratet. So haben die PKA während der Weihnachtszeit und zum Jahreswechsel ein großes To Do weniger auf dem Zettel.

• OFFIZIN VORBEREITEN UND SICHTWAHL FÜLLEN
Ihr habt am Sonntag verkaufsoffen? Dann macht Eurem Verkaufsteam den Dienst so easy wie möglich. Bereitet die Frei- und Sichtwahl so gut möglich auf und füllt die Regale! Ware, die im Lager steht, kann nicht verkauft werden und auch die Verkäufer sollten Ihre Zeit lieber am Kunden und nicht suchend im Lager verbringen müssen. Also rein in die Übervorräte und gut aufgefüllt! Damit Eure Kollegen alle Produkte und Waren im Verkaufsraum bereit haben!

• VERLEIHGERÄTE CHECKEN UND BEREIT STELLEN
Wer Milchpumpen oder regelmäßig Blutdruckmessgeräte ausleiht sollte sich auf jeden Fall genügend Geräte bereit stellen. Denn auch zu Weihnachten werden sicher weiterhin Babys geboren und gerade zu den Feiertagen sollten junge Eltern die Möglichkeit haben, bei uns in den Apotheken vor Ort die wichtigsten Helferlein zu erhalten. Achte auch darauf, dass du immer genug Abpump-Sets an Lager hältst. Eine extra Milchpumpe für die Feiertage nützt nichts ohne das Abpump-Set.

• BESONDERE ARZNEIMITTEL BEVORRATEN
Achte auf eine ausreichende Bevorratung von bestimmten Arzneimitteln, die für den Kunden sofort mitnahmebereit sein sollten. Hierzu zählen z.B. alle Antibiotika (Tabletten, Säfte aber auch Augentropfen!), die Pille-danach oder auch verschiedene Arzneimittel für akute Versorgung in Kleingrößen (N1 oder die kleinste erhältliche Abpackung). Die „kleinen“ Packungsgrößen dienen der akuten Versorgung und werden z.B. von Krankenhäusern und Notärzten verordnet. Auch auf den sogenannten Entlass-Rezepten dürfen nur Kleingrößen abgegeben werden. Besonders für Apotheken in Krankenhausnähe werden diese Kleingrößen wichtig sein. 

• RENNER CHECKEN UND SCHNELLDREHER AUFFÜLLEN
Habt Ihr genügend Nasenspray für Erwachsene vorrätig? Oder wie siehts aus mit Ibuprofen und Loperamid? Checke deine Renner-Liste und Schnelldreher auf Bestand und bevorrate dich rechtzeitig. Gerade bei schnelldrehenden Arzneimitteln kann es auch mal schnell und unvorhergesehen zu Bestandsproblemen kommen.

• ALTERNATIVEN ANBIETEN KÖNNEN
Wer seine Abverkäufe und Mindestbestände immer im Blick hat, ist schon gut vorbereitet. Dennoch kann es immer mal zu plötzlichen 0-Beständen kommen, wenn ein bestimmtes Präparat z.B. häufiger als sonst verordnet wurde. Für solche Fälle haben wir immer noch eine Alternative an Lager, damit wir Patienten dennoch beliefern können. Auch bei Nicht-Lieferbarkeit sind solche Alternativen immer praktisch. So gibt es z.B. zum Antibiotika-Saft der Firma X auch immer ein vergleichbares Präparat der Firma Z.

 • VERBANDSTOFFE UND HILFSMITTEL BEVORRATEN
Wenn eine Apotheke etwas an Lager haben sollte, dann sind es Mullbinden, Pflaster und Co. Checkt auf jeden Fall Eure Binden-Sortimente und Hilfsmittel-Regale, damit Ihr auch im Notfall jedem den passenden Verbandsstoff anbieten könnt.

• 0-BESTÄNDE KONTROLLIEREN
In den meisten Software-Systemen könnt Ihr eine Liste ziehen, die Euch alle Lagerartikel mit Bestand 0 anzeigt. Hier könnt Ihr noch einmal kontrollieren, ob bestimmte Artikel vielleicht derzeit nirgendwo bestellt sind, aber dringend noch benötigt werden. Gerade, wenn Direktbestellungen nicht mehr möglich sind, solltet Ihr die Möglichkeit nutzen und diese Artikel noch über den Großhandel ordern, sofern lieferbar.

Fragt auch Eure Kollegen, welche Arzneimittel und Präparate sie auf jeden Fall für die Feiertage oder den Notdienst benötigen. Oftmals hat jeder Verkäufer ein paar Produkte, die er gerne anbietet oder berät. Dann ist es umso besser, wenn diese Produkte auch vorrätig sind. 

Meine Teams haben sich außerdem eine Liste erstellt, auf der alle wichtigen Punkte zur Vorbereitung auf Notdienste oder Wochenenden notiert sind. Diese Check-Up-Liste hängt bei uns im Backoffice und hilft dabei sich optimal auf diese Tage vor zu bereiten.

Kommt gut durch die Notdienste und Feiertage!
Wie bereitest du dich auf diese besonderen Öffnungszeiten vor?