Alltägliches Teamwork

MEIN BACKOFFICE: optimale Aufgabenverteilung für maximale Erfolge (Teil 2/2)

Die Aufgabenbereiche von PKA können durchaus vielfältig und komplett unterschiedlich sein. Jedes Backoffice ist anders aufgestellt, jede PKA kann verschieden eingesetzt werden.
Vor einiger Zeit fragte mich eine Followerin auf Instagram, welche Aufgaben mein PKA-Team eigentlich übernimmt und wie wir diese Aufgaben auf alle verteilen.
Das lass ich mich natürlich nicht zweimal fragen und so gibt es dazu von mir 2 Beiträge, in denen ich Euch einmal in mein eigenes Backoffice entführe und euch zu folgenden Themen einlade:

Teil 1/2: Welche Aufgaben übernehmen wir eigentlich in unserem Backoffice
Teil 2/2: Wie verteile ich diese Aufgaben und was kann ich dabei beachten?

Heute geht es also darum, wie ich in meinem Team die Aufgaben verteilen kann. Und wie ich erkenne, wer wofür besonders gut geeignet wäre.

EIN GUTER START: MITARBEITER-GESPRÄCHE

Der schnellste Weg um über eine Sache klar zu werden,
ist das Gespräch

Friedrich dürrenmatt

Mein Team ist vor Kurzem um 6 weitere PKA gewachsen und das bedeutet für mich natürlich als allererstes: Gespräche organisieren!
Denn neben dem Kennenlernen im Apothekenalltag ist für mich das Einzelgespräch mit allen PKA besonders wichtig. Hier kristallisiert sich oft schon zum Anfang heraus, wer wofür besonders brennt und wo die Interessengebiete liegen.
In den ersten Mitarbeiter-Gesprächen ist es mir wichtig, dass mein Gegenüber viel Redezeit bekommt und ich mich aufs Zuhören konzentrieren kann. Mit gezielten Fragen oder auch im einfachen entspannten Austausch kann ich bereits einige Motivationen und Interessen erkennen.
Bei den Gesprächen sollte man aber nicht nur auf das gesprochene Wort hören sondern auch hier und da „zwischen den Zeilen lesen“. Ich mache mir meist auch Notizen, damit ich später das Gespräch noch einmal Revue passieren lassen kann.
Zuhören ist das A und O. Wer motivierte und engagierte Mitarbeiter wünscht, muss herausfinden, was Sie motiviert und wo Ihre Stärken liegen. Denn diese sind manchmal selbst dem Mitarbeiter noch gar nicht bekannt, wenn Sie seit Jahren in unpassenden Aufgaben eingebunden waren.

INTRINSISCHE MOTIVATION

Ich persönlich brauche auf jeden Fall einen geordneten und sauberen Arbeitsplatz um mich wohl zu fühlen und den Arbeitstag angenehm zu gestalten. Daher bin ich auch ohne Anreize von Außen oft diejenige, die mit Staubtuch und Mülleimer durch das Backoffice flitzt und alles aufräumt und Ordnung schafft. An dieser Stelle ist meine intrinsische Motivation hoch! Ich übernehme diese Aufgabe gern und auch ohne äußere Anreize oder Belohnung.
Diese innere Motivation bei den Mitarbeitern zu finden sehe ich als Aufgabe jeder Leitung. Denn nach diesen Eigenschaften können die Aufgaben dann auf die Mitarbeiter optimal verteilt werden. Arbeitet jemand ständig mit Statistiken und erstellt von sich aus Tabellen? Oder beschäftigt sich gern mit Design? Wie präsentieren Mitarbeiter Ihre Ergebnisse? Wie gehen Sie gedanklich an Problemstellungen heran? Es gibt viele Möglichkeiten heraus zu finden, was die Stärken und inneren Motivatoren der Mitarbeiter:innen sind. Und manchmal denke ich, ist es doch besser erst Mitarbeiter kennenzulernen und danach zu schauen, welche Aufgaben übergeben werden. Statt Aufgaben parat zu haben und sie dann dem Mitarbeiter „überzuhelfen“. Wenn das Erleben der Aufgabe für den Mitarbeiter positiv ist und er sich sogar darauf freut diese Aufgabe auszuüben, dann wird hier sehr wahrscheinlich ein großer Erfolg erreicht.

PROBIERS DOCH MAL AUS

Niemand weiß, was er kann, bevor er’s versucht.

PUBLILIUS SYRUS

Einfach mal Aufgaben verteilen und schauen, was passiert. So gehe auch ich gerne mal auf Teams zu, wenn ich noch nicht alle Aufgaben klar verteilen konnte oder ich mir bei Mitarbeitern noch nicht ganz sicher bin, wie ich sie noch einsetzen kann. Dann zücke ich meine Trial-and-Error-Karte und finde es einfach heraus! Verteile Aufgaben auch mal einfach unvorbereitet und finde heraus, wie die Mitarbeiter an die Problemstellung rangehen und welches Ergebnis sie erzielen. Nur durch Ausprobieren lässt sich herausfinden, wer an welcher Stelle besonders erfolgreich ist! Im Anschluss kann dann natürlich diese Aufgabe entsprechend zugeordnet werden. Oder ich weiss, wem ich beim nächsten Mal diese Aufgabe zuteile um einen bestimmten Erfolg erzielen zu können.

Außerdem erleben wir meist nur beim Ausführen einer Aufgabe, wie diese bearbeitet wird. Und lernen so, wie Mitarbeiter denken und zur Lösung kommen. Welche Eigenschaften Sie mitbringen!
Zum Beispiel könnte Mitarbeiter A besonders lange für eine Aufgabe benötigen, aber ein sehr detailliertes und ausführliches Ergebnis vorweisen. Während Mitarbeiter B die gleiche Aufgabe in kürzester Zeit erledigt hat, jedoch ohne die Detailfreude von Mitarbeiter A. Hier kann ich also schonmal herausfinden, wer sich ggf. sehr intensiv mit einer Sache auseinandersetzen kann und wen ich benötige, um eine Aufgabe besonders schnell erledigt zu haben. Einfach ausprobieren!

ZUSTÄNDIGKEITEN KLAR VERTEILEN UND KOMMUNIZIEREN

Wenn die verschiedenen Zuständigkeitsbereiche auf die Mitarbeiter verteilt wurden und jeder seinen Expertenbereich entwickeln kann sollte dies auch für alle Mitarbeiter sichtbar oder lesbar gemacht werden. Zum Beispiel durch eine Tabelle im Backoffice, wo alle PKA und Ihre Aufgabenbereiche erkennbar sind. So wissen alle Kollegen direkt, an wen sie sich mit speziellen Fragen wenden können.

Und eine wichtige Sache zum Schluss: Alles ist wandelbar! Nichts ist für Immer!

Mitarbeiter wachsen, entwickeln sich. Ändern Ihre Werte, Ihre Hobbys, Ihre Interessen!
Aufgaben, die einmal verteilt wurden, müssen nicht zwingend für Immer so bestehen bleiben! Genauso wie ein Mensch sich im Laufe der Zeit verändert, kann und sollte sich auch sein Arbeitsplatz mit ihm verändern können. Flexibilität in den Aufgabengebieten hilft auch dem Mitarbeiter sich ständig neu erfinden und entwickeln zu können. Und das sorgt für Zufriedenheit, neuen Herausforderungen und Spaß an der Arbeit.
Wiederholt die Mitarbeitergespräche regelmässig und findet immer wieder gemeinsam heraus, ob der Arbeitsplatz noch optimal gestaltet ist oder ob es vielleicht Zeit für Änderungen ist.

Was ist DEINE größte intrinsische Motivation? Schon einmal drüber nachgedacht?

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