Alltägliches Teamwork

PRAKTIKUM IM BACKOFFICE

Oh je! Ein Praktikant! Und jetzt?

Jedes Jahr wieder bekommen wir Anfragen von Schülern, die ein Schülerpraktikum bei uns absolvieren wollen. Aber so richtig, weiß man dann nicht, was man mit dem Praktikanten denn nun machen soll.
Dass das gar nicht mal so schwierig ist und warum Ihr Euch auf jeden Fall mit Schülerpraktikanten auseinandersetzen solltet, verrat ich Euch gern!

IN DIE ZUKUNFT INVESTIEREN

Erinnert Ihr Euch noch an Euer Praktikum? Warum habt Ihr es dort absolviert, wo Ihr wart? Wie habt Ihr Euch gefühlt so als ganz unerfahrene Schüler?
Meine beiden Schulpraktika habe ich tatsächlich in 2 Apotheken absolviert und war direkt Feuer und Flamme für die Apothekenwelt. 
Schüler, die sich bei Euch bewerben, zeigen ein Interesse an Euren Berufen. Sie möchten gern einmal in die Apothekenwelt schnuppern und wer weiß! Vielleicht sieht man sich in der Apotheke wieder!? Wenn man dann noch merkt, dass die „Großen“ sich auch gern mit einem beschäftigen und mir einen guten Einblick geben, dann werden die Praktikumswochen eine super Erfahrung.

Gebt Euren Praktikanten die Chance, einen guten und informativen Einblick in die Berufsgruppen der Apotheke zu erhalten. Mit diesen Möglichkeiten sorgen wir innerhalb von kurzer Zeit eventuell für unseren langersehnten Nachwuchs! 
Wer über Personalmangel klagt, sollte schon früh beginnen, für seine Berufsgruppe zu werben und dabei nicht unsere Schüler und Schülerinnen außer Acht lassen!

WANN, WER, WIE DENN JETZT?

Normalerweise kommen Schülerpraktikanten nur für einen kurzen Zeitraum zu uns in die Apotheke. Man könnte meinen, dass man das noch nebenbei abhandeln kann. Aber nein nein…
Wer nicht gut vorbereitet ist wird hier nicht viel Freude haben und vor Allem für Praktikanten wird es dann unangenehm, wenn man nicht mehr weiß, was man denn machen darf, wo man helfen kann. Nicht jeder wird direkt auf Euch zukommen und sich selbstständig auf die Arbeiten werfen.
Aber mit ein wenig Vorbereitung könnt Ihr die Praktikumszeit für beide Seiten attraktiv und informativ gestalten.

Wichtig ist vor Allem: Das Team ist involviert und erhält alle nötigen Informationen!
Wie heißt unser Praktikant? Wann und wie lange ist er/sie bei uns?
WER ist der direkte Ansprechpartner? Und WIE werden die Wochen mit dem Schüler gestaltet?

Macht Euch vorab auf jeden Fall Gedanken, welche Themen Ihr in der Praktikumszeit besprechen und bearbeiten wollt. Und wer wird der Ansprechpartner Nr.1 für den Praktikanten. Ein direkter Ansprechpartner wird Eurem Praktikanten mehr Sicherheit geben und er weiß, an wen er sich auf jeden Fall immer wenden kann.

WAS MACHEN WIR DENN NUN?

Bei den Aufgaben für Eure Praktikanten müsst Ihr ein paar Kleinigkeiten beachten. Aber die Möglichkeiten sind zahlreich. 
Zuerst einmal gilt hier das Jugendarbeitschutzgesetzt, in dem Ihr alle Informationen findet, die für Jugendliche unter 18 Jahren in einem Betrieb gelten. Arbeits-& Pausenzeiten (ab §8) und Hinweise zum Tätigkeitsbereich (z.B. §22 Gefährliche Arbeiten) könnt Ihr hier nachschlagen.

Damit könnt Ihr schonmal bestimmte Tätigkeiten ausschliessen (z.B. spezielle Rezepturen oder Beratungen am Telefon).

Manchmal bringen die Praktikanten ein Aufgabenblatt von Ihrer Schule mit, welches sie während der Praktikumszeit ausarbeiten sollen. Ansonsten könnt Ihr Sie dann in Euren Tagesablauf einarbeiten.
Ich empfehle auf jeden Fall einen gewissen geregelten Ablauf, den der Praktikant täglich durchläuft. So fühlt er sich mit jedem Tag sicherer und hat „seine“ Aufgaben, die er selbstständig bearbeiten kann.
Dazu kommen dann besondere Aufgaben, die Ihr für Ihn/Sie finden könnt.
Bei uns haben wir extra für Praktikanten eine Reihe an Aufgaben und Fragestellungen zusammengestellt, die während der Arbeitszeit ausgearbeitet werden können. So könnt Ihr auch Zeit informativ füllen wenn mal kein Wareneingang ansteht.

PRAKTIKUM = TEAMEINSATZ

Meist werden die Praktikanten eher im Backoffice untergebracht, da hier viele Arbeiten auf Sie warten, die sie problemlos angehen können. Damit eure Praktikanten aber in alle Bereiche der Apotheke reinschnuppern können, sollten alle Berufsgruppen an der Mini-Ausbildung teilnehmen!
Apotheker können sich ebenso einbringen, wie PTA und natürlich PKA.
Teilt euch in der Praktikumszeit auch jeweils Zeit in den verschiedenen Berufsgruppen ein! Z.B. könnte die erste Woche im Backoffice starten um eine Basis für die Zeit zu legen und dann in Woche 2 werden die Arbeitsbereiche der PTA und der Apotheker gezeigt. Pro Berufsgruppe gibt es einen Ansprechpartner, der sich dann den Praktikanten zeitlich einplant.
So wird es schnell eine Teamarbeit und gemeinsam macht es dann sicher viel Freude. Das wird auch die Praktikantin merken!

KOMMUNIZIEREN & VERTRAUEN AUFBAUEN

Beachtet natürlich immer, dass Ihr jemanden vor Euch habt, der noch nie in einer Apotheke gearbeitet hat. Vielleicht auch eine gewisse Scheu vor neuen Leuten hat und sich „nicht traut“. Investiert auf jeden Fall die Zeit, Aufgaben und Tätigkeiten gut zu erklären und Euch z.B. durch Rückfragen zu versichern, dass er/sie verstanden hat. Nehmt Euch die Zeit für eventuelle Rückfragen und arbeitet euren Praktikanten gut ein. Das ist vor Allem wichtig, damit Eure Tätigkeitsabläufe nach Möglichkeit fehlerfrei ablaufen und Ihr nicht danach viel Zeit mit Korrekturen verbringt. 
Und sollte doch mal ein Fehler eingeschlichen sein, dann könnt Ihr in einem Feedback noch einmal gemeinsam herausfinden, welche Information doch noch gefehlt hat.

BEISPIELAUFGABEN UND FRAGESTELLUNGEN 

Zusammen mit meiner lieben Ex-Azubine und nun PKA-Kollegin Nicole habe ich mal ein paar Aufgabenbeispiele und mögliche Fragestellungen ausgearbeitet, die wir auch bei uns im Backoffice für Praktikanten nutzen:

So kann ein Praktikant Euch im Backoffice unterstützen:

• Wareneingang und Verräumen der Ware
• Inventur
• Freiwahl-Regal oder Sichtwahl-Regal nach Vorgaben neu gestalten
• Unterstützung bei Verfallkontrollen und Zusammensuchen der Artikel, die retourniert werden müssen
• Umpreisen von Artikeln nach Preisänderungsdiensten
• Unterstützung bei bürowirtschaftlichen Tätigkeiten (z.B. das faxen und mailen von bereits vorbereiteten Bestellungen)
• Unterstützung bei der Dokumentation von Tierarzneimitteln oder anderen Importarzneimitteln nach rechtlichen Vorgaben
• Auffüllen der Freiwahl und Sichtwahl (ggf. der Übervorratsschübe)
• Check up und Reinigung oder Neubestückung aller Tester in der Kosmetik
• Sortieren und Neu-Füllen der Proben- & Testerschübe
• regelmäßige Offizin-Check ups für eine einwandfreie Präsentation der Waren

Beispielaufgaben zur selbstständigen Ausarbeitung:

Bitte beachte, dass Ihr natürlich nach der Ausarbeitung gemeinsam die Aufgaben und Antworten besprecht, damit euer Praktikant die korrekte Lösung und auch nochmal Eure persönliche Erklärung erhält!

• Informationen rund um die Apotheke. Was kannst du über die Praktikums-Apotheke in Erfahrung bringen?
• Welche Berufsgruppen gibt es in der Apotheke?
• Was sind OTC-Arzneimittel?
• Was bedeutet „apothekenpflichtiges/verschreibungspflichtiges Arzneimittel“?
• Warum werden Fertigarzneimittel in der Apotheke geprüft?
• Welche Dienstleistungen bietet deine Praktikums-Apotheke an?
• Wie bezieht eine Apotheke Ihre Waren?
• Nenne 5 Darreichungsformen und suche Beispiel-Arzneimittel heraus.
• Welche Arzneimittel hast du zuhause? Schreibe dir auf, welche Arzneimittel du zuhause hast und mache eine „Brown-Bag-Analyse“.
• Nenne 5 Kräuter / Pflanzen und finde heraus, wofür diese in der Heilkunde verwendet werden.

Dies sind natürlich nur ein paar Ideen!
Ihr seht auch bereits, dass viele Aufgaben sich mit bestimmten Berufsgruppen überschneiden. Hier können dann gezielt diese Berufsgruppen involviert werden.

GUT VORBEREITET & VIEL SPAß

Ihr seht schon, mit der richtigen Vorbereitung und einem eigens entworfenen Arbeitsblatt könnt Ihr Euren Praktikanten UND euch, die Zeit in der Apotheke super spannend und informativ gestalten!
Versucht Abwechslung in den Alltag zu bringen und den Schüler / die Schülerin gemeinsam durch alle Berufsgruppen und Tätigkeitsfelder zu führen.

Was macht Ihr so mit Euren Praktikanten in der Apotheke?
Schreibt gern Eure Ideen in die Kommentare!

Dann wünsche ich Euch viel Spaß und Erfolg bei Eurem nächsten Praktikum!

Eure Anni

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