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PROZESSE BEOBACHTEN – ZEIT GEWINNEN

Wie oft hast du als PKA schon mal folgenden Satz gesagt?:

„Ich muss noch so viel machen! Ich schaff das gar nicht in 8 Stunden!“

Der Tag kann manchmal gar nicht lang genug sein für die Aufgaben, die uns noch bevor stehen oder die wir noch gar nicht beenden konnten. Und während man vor sich hin tüftelt und versucht Herr (oder Frau) der Lage zu werden, ist man auch schon eine halbe Stunde drüber. Verzweifelt denkt man wieder am Ende des Tages, dass 8 Stunden einfach nicht genug sind.

Oder vielleicht doch?

Ganze 8 Stunden unseres Tages verbringen wir am Arbeitsplatz. Gefühlt den ganzen Tag, denn was bleibt am Ende noch für Freizeit übrig? Im Umkehrschluss könnte man doch meinen, es wäre reichlich Zeit?! Man ist ja „nur noch auf Arbeit“, „hat keine Zeit für andere Dinge“.

Wie kann es also sein, dass wir einerseits so viel Zeit am Arbeitsplatz verbringen, aber wenn wir einmal da sind, gar keine Zeit haben, um alles zu schaffen?

Ein gutes Zeitmanagement und ein achtsamer Umgang mit den Prozessen und Aufgaben wird dir Abhilfe schaffen.
Und hoffentlich zu einem neuen Satz führen:

„Ich hab noch eine Stunde Zeit, da mach ich doch gleich noch die Bestellung für morgen fertig!“

Wie oft hast du DAS schon einmal sagen können?

WIEVIEL ZEIT BENÖTIGE ICH?

Für ein gutes Selbstmanagement solltest du dir vorab ein paar Fragen stellen.
Welche Aufgaben gehören in meinen Arbeitsbereich? Habe ich Aufgaben, die nur ich ausführe? Und wie viel Zeit benötige ich für die verschiedenen Prozesse.

Das Mitschreiben der zeitlichen Abläufe für eine Woche wird dir eine große Hilfe sein. Denn nur wenn du weißt, wie viel Zeit du für eine Direktbestellung benötigst, weißt du auch, wann du diese am sinnvollsten in deinen Wochenplan unterbringen kannst. Wie lange benötigst du für eine Inventurliste? Oder das Bearbeiten einer Preisänderung?
Schreibe dir eine Woche lang auf, wann und wie lang du deine Aufgaben erledigst. Am Ende der Woche wirst du erkennen können, wie viel Zeit du durchschnittlich für bestimmte Aufgaben benötigst.

Z. Bsp.: Großhandelsware einbuchen: 30 Minuten
Inventurliste bearbeiten: 20 Minuten
3 Direktbestellungen vorbereiten und versenden: 1 Stunde.

UND WAS HAB ICH DANN DAVON?

Sobald du lernst deine Prozesszeiten ein zu schätzen und weißt, wie viel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe benötigst, kannst du deinen Tag und deine Woche noch besser voraus planen. Aber auch deine Kollegen werden davon profitieren. Dank deiner zeitlichen Einschätzung, kannst du dich nun noch besser mit Ihnen absprechen.
Der Computer wird von einer Kollegin benötigt aber du machst noch eine Direktbestellung? Kein Problem: da du nun weißt, dass du für diese Bestellung etwa 30 Minuten benötigst, kannst du dies mit der Kollegin absprechen. Oder die Inventur ist noch zu erledigen, aber du hast in 30 Minuten Feierabend? Da du nun weißt, dass du damit in 15 Minuten fertig bist, kannst du diese Aufgabe noch abarbeiten und von der To-Do-Liste streichen.

KLINGT NACH MINUTIÖSER ARBEIT?

Es reicht völlig aus, wenn du deine Arbeitsaufgaben in 15, 30, 45, 60 Minuten notierst. Es macht sicher nicht viel Freude sekundengenau ab zu rechnen.
Ein paar Minuten auf zu runden verschafft außerdem immer ein kleines Polster, damit man sich später nicht verzettelt.
Und immer daran denken: man investiert einmalig einen gewissen Aufwand und profitiert später von all den Vorteilen!

UND DANN?

Du hast eine Woche lang notiert und deine Prozesse aufmerksam verfolgt?
Jetzt kannst du deine Aufgaben auswerten und deine benötigten Zeiten auf einer Liste notieren.
Anhand dieser Liste, kannst du deinen Tag oder deine Woche optimal planen und deine 8 Stunden effektiver gestalten.

TAGESZIELE SETZEN

Eines meiner Ziele als Teamlead ist es, dass meine Kolleginnen am Ende des Tages mit einem zufriedenen Gefühl nach Hause gehen können. Nichts ist doch schöner, als wenn man in den Feierabend geht und sagen kann: „Ich habe heute geschafft, was ich mir vorgenommen habe!“. Diese Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit spiegelt sich selbstverständlich auch in der Zufriedenheit mit dem Job wieder und sorgt hoffentlich dafür, dass alle am nächsten Tag gerne wieder kommen.

Ein wichtiger Punkt ist also auch: Setze dir Tagesziele!

Als PKA hat man am Liebsten „Alles“ im Kopf und versucht „Alles“ zu schaffen. Aber das ist schier unmöglich.
Wähle dir z.B. 3 Tagesziele aus, die du auf jeden Fall am Montag schaffen möchtest. Und plane diese 3 Tagesziele zeitlich in deinen Arbeitstag ein. Fülle deine Arbeitszeit also gezielt und konkret mit deinen täglichen Aufgaben sowie deiner Tagesziele auf. Beachte dabei deine Zeitliste, die du vorher erstellt hast!
Du hast zwischen dem Wareneingang und dem Vertreter-Gespräch noch 30 Minuten Zeit? Dann fülle hier auch keine Aufgabe ein, für die du normalerweise 1 Stunde benötigst!

Diese aufmerksame und achtsame Selbstkontrolle wird dir zukünftig viel Zeit verschaffen, für Zufriedenheit sorgen und vielleicht sogar neue Zeitfenster frei machen. Denn ein Schlückchen Kaffee muss auch mal sein…

Ich wünsche dir einen erfolgreichen Tag im Backoffice!

Anja

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