Mittwoch. 8 Uhr. Dienstbeginn.
Der Kaffee ist gemacht und du schaltest deinen PC ein um frisch und fröhlich in den Tag zu starten.
Doch beim ersten Blick auf den Monitor kommt der Frust.
Der Rahmen besteht im Grunde nur noch aus Klebezetteln mit verschiedensten Wörtern, Zahlen und Notizen.
Auch auf dem Tisch liegen mehrere schnell gemachte Notizzettel, deren Inhalt heute morgenaus irgendeinem Grund nicht mehr nachvollziehbar sind.
Was war mit dieser Nummer? Was wollte „Herr Meyer“ nochmal? Ist der andere Zettel schon bearbeitet??
Und die wohl am häufigsten gestellte Frage: WO ist MEIN Zettel von gestern hin??
WARUM EIGENTLICH?
Ein typischer Verzettler hat meist ein paar Schwächen:
– keine richtige Tagesplanung
– Prioritäten können nicht gut gesetzt und erkannt werden
– fehlendes Zeitmanagement
– Aufschieben von Dingen
– Aufhalten an Aufgaben, die eigentlich weniger zeit-intensiv sein sollten
– Angst etwas zu vergessen
Oft ist ein Verzettler auch nicht unbedingt entscheidungsfreudig und fragt lieber noch einmal nach, bevor er die Situation selbst in die Hand nimmt.
WARUM EIGENTLICH NICHT?
Zuviel Zettel und Blätter und Ausdrucke werden dir schnell zur Last werden. Manchmal vielleicht sogar unbemerkt. Dann zeigt sich z.B. eine Unzufriedenheit in der Arbeit, denn man schafft es einfach nie, seine Aufgaben zu erfüllen. Arbeit bleibt liegen und man hat gefühlt noch unfassbar viel zu besprechen, bevor man mit Dingen weiter kommt oder sie abschließen kann. Oft sind die kleinen Zettel auch gar nicht mehr gut lesbar und die schnellen Stichpunkte können am nächsten Tag nicht mehr interpretiert werden.
Doch das wahrscheinlich ärgerlichste tritt dann ein, wenn der Zettel am nächsten Tag gar nicht mehr das ist. Wer kennt es nicht…
BEENDE DEIN ZETTELCHAOS
Es gibt ein paar Tipps und Möglichkeiten, wie du ein Zettelchaos vermeiden kannst und deinen Tag sowie deine To-Dos besser managen kannst.
Hier also ein paar Tipps aus meinem Backoffice
- Notizvorlagen selbst gestalten und Vordrucke nutzen
für telefonische Bestellungen oder Telefonnotizen kannst du dir separate Notizvorlagen gestalten, bei denen du einfach die vorbenannten Spalten ausfüllen musst; so sind sie immer einheitlich und gut erkennbar - Lege dir ein eigenes Notizbuch an
am Besten eignet sich z.B. ein Ringbuch;
einfach aufgeschlagen am Arbeitsplatz liegen lassen und alle Infos für dich eintragen;
so geht nichts verloren und du kannst eine fortlaufende Übersicht führen und jederzeit gut zugänglich bearbeiten - Schreibunterlage statt Zettel
benutze statt vieler kleiner Zettel lieber eine große Schreibunterlage;
notiere alle deine Notizen und streiche diese durch, wenn du sie nicht mehr benötigst;
oder übertrage dir am Ende des Tages die wichtigsten Notizen und Infos in dein Notizbuch für eine bessere Übersicht;
„fertige“ Schreibunterlagen kannst du dann einfach abreißen und neu beschriften - Eigenes Klemmbrett für deine Tagesnotizen
eine günstige und schnelle Methode um deine Notizen und Blätter zu sammeln;
aber denk dran, diese regelmäßig zu bearbeiten und ggf. zu entfernen;
eignet sich auch gut, um einen Platz für Kollegen zu schaffen, die vielleicht kleine Notizen für dich hinterlassen wollen - Checkliste erstellen
statt vielen kleinen Zetteln könntest du dir eine Checkliste ausdrucken und am Arbeitsplatz bereit legen;
sammel hier deine Infos und Notizen zum Weiterverarbeiten;
nach erfolgreicher Erledigung kannst du dann einfach abhaken
Bei all den Infos und Zetteln und Co. vergesse nur nicht, diese auch regelmäßig und vielleicht sogar noch am selben Tag zu sichten, bearbeiten oder verwerfen.
Denn am Ende gibt es doch nichts besseres, als endlich einen Haken dran zu setzen!
Viel Spaß beim Entzetteln!
